სამუშაო პროცესების გაუმჯობესების „ოპტიმიზირებულმა“ მეთოდმა დიდი პოპულარობა მოიპოვა 1991 წელს, ვომაკისა და ჯონსის ერთობლივი წიგნის, „მანქანა, რომელმაც შეცვალა მსოფლიო“ გამოქვეყნების შემდგომ, რომელიც „ტოიოტას“ წარმოების სისტემურ ანალიზს მოიცავდა. წიგნში ავტორები აღწერენ, თუ როგორ შეუძლია ოპტიმიზირებულ ორგანიზაციას ჯერ ამოიცნოს, შემდეგ კი თავი აარიდოს რესურსების ფლანგვას. ოპტიმიზირებული პროცესი გულისხმობს მომხარებლისთვის პროდუქტის მიწოდებას მაშინ, როცა ეს მას სჭირდება, იმ ხარისხითა დაფასით, რაც მისთვის წინასწარაა ცნობილი. გარდა ამისა, „ოპტიმიზირებული“ ორგანიზაცია აცნობიერებს ბაზარზე არსებულ, მუდმივად მზარდ კონკურენციას და შესაბამისად, უწყვეტი სრულყოფის რეჟიმში იმყოფება.
მართალია, „ოპტიმიზირებული“ სამუშაო პროცესის ცნება თავდაპირველად ქარხნული წარმოების სფეროში წარმოიშვა, ცნების პრინციპებით დღეს საკმაოდ მრავალი კომკპანია თუ ორგანიზაცია სარგებლობს. აქ კი, თქვენს ყურადღებას გავამახვილებ იმაზე, თუ როგორ შეიძლება ამ პრინციპების გადატანა ლაბორატორიის სამუშაო პროცესში.
„ოპტიმიზირებული“ პრინციპების ლაბორატორიაში დანერგვას სამუშაო პროცესის სისწრაფის, ეფექტიანობისა და ხარისხის მნიშვნელოვნად გაზრდა შეუძლია. ოპტიმიზირებული წარმოების მთავარი პრინციპი გულისხმობს, რომ ფიზიკური შრომის მონახაზი აისახება ადამიანის შრომის ხარისხზე. სამუშაო პროცესის ფიზიკური დანაწევრება შესასრულებელი საქმის „გადაცემის ეტაპებს“ წარმოშობს, რაც, თავის მხრივ, გასაკეთებელი საქმის დაგროვებას იწვევს და კიდევ უფრო აყოვნებს საქმის გადაცემის პროცესს. ყველაფერი ეს კი აისახება ანალიზის პასუხების გაცემის სისწრაფეზე (და შესაბამისად, აყოვნებს მომხარებლისთვის/პაციენტისთვის პასუხის მიწოდებას).
ოპტიმიზირებულ ლაბორატორიაში სამუშაო პროცესის თითოეული ეტაპი დროში ერთმანეთთანაა მიბმული და, საუკეთესო შემთხვევაში, მხოლოდ ორიოდე ეტაპს მოიცავს. შედეგად კი, სამუშაო პროცესის ერთი ეტაპიდან მეორე ეტაპზე გადასვლა ნიმუშების დაგროვებისა და შესასრულებელი საქმის გადაცემის გარეშე ხდება, რაც მთლიანობაში პროცესის ეფექტიანობასა და სისწრაფეს ზრდის. ამგვარად, ნიმუშის მოპოვების მომენტიდან ანალიზის პასუხების დაბრუნების დრო 50-75%-ით შეიძლება შემცირდეს.
ჩვეულებრივ, ლაბორატორიები სავსეა დიდი ოდენობის მარაგებით, რომელსაც, თვეობით, ზოგჯერ კი, წლობითაც არ იყენებენ. ლაბორატორიის სათავსოების მასშტაბები და ინვენტარი მნიშვნელოვან გავლენას ახდენს მუშაობის ეფექტიანობაზე. ლაბორატორიის სწორი ორგანიზება (რომელიც მუდმივად ნარჩუნდება და მდგრადია) მარაგების მოწოდების სათანადო სისტემებთან კომბინაციაში, რომლის მეშვეობითაც უსარგებლო, ჭარბი შესყიდვები მინიმუმადე დაიყვანება, 30%-მდე სივრცეს გინთავისუფლებთ და სივრცის და მომუშავე პერსონალის რესურსების პროდუქტიული გამოყენების საშუალებას გაძლევთ. სამუშაო პროცესის ოპტიმიზება ერთგვარ ჩარჩოს გთავაზობთ, რომლის ფარგლებშიც სავალდებულოა შენარჩუნებულ იქნას დაწესებული წესრიგი და ნიმუშების დაგროვება მინიმუმდე იქნას დაყვანილი. ხარისხის გაუმჯობესება შესაძლებელია მიღწეულ იქნას სათავსოს უკეთ კონტროლით და სახარჯი მასალების ვადებში გამოყენებით.
ლაბორატორიული მუშაობის პროცესი, თავისი ბუნებით, ქარხნულ წარმოებას როდი ჰგავს - აქ, როგორც წესი, ბევრად უფრო დიდი ოდენობითაა პატარა ზომის ხელსაწყოები, რომელთა გამოყენებაც დროგამოშვებით ხდება. შესაბამისად, წარმოების ყველა პრინციპი ლაბორატორიის სამუშაო პროცესს ვერ მოერგება. თუმცა, მთავარი პრინციპები სავსებით მისაღებია და საკმაოდ ეფექტურიც. ოპტიმიზირებულ ლაბორატორიაში ზედმიწევნით ხდება ერორებისა და დაზიანებული აპარატურის აღრიცხვა/მონიშვნა (მაგალთად, ტ-კარტების გამოყენებით). ეს ინფორმაცია სასარგებლოა მაშინ, როდესაც საქმე აპარატურის მოვლა/პატრონობასა და სათანადო სერვისების მოძიებას ეხება. მნიშვნელოვანია, დროულად ხდებოდეს ისეთი ხელსაწყოებისა და დანადგარების ამოცნობა, რომელთა შეკეთებაც შეიძლება, აგრეთვე იმ ხელსაწყოებისა და დანადგარების გამიჯვნა, რომელმაც უკვე ამოწურა თავისი შესაძლებლობები და საჭიროებს ჩანაცვლებას. ბაზარზე არსებული დანადგარებისა და ლაბორატორიული სისტემების მუშაობის მახასიათებლებისა და თვისებების ზედმიწევნით ცოდნა დაგეხმარებათ მნიშვნელოვნად შეამციროთ ხარჯები აპარატურის შეკეთებაზე, მოვლა/პატრონობასა და ჩანაცვლებაზე, აგრეთვე - მიიღოთ ინფორმირებული გადაწყვეტილებები სისტემების სანდოობასთან დაკავშირებით და გააუმჯობესოთ მონაცემთა მოპოვება/გაცემის ხარისხი.
ოპტიმიზირებული წარმოების ორი მთავარი პრინციპი განსაკუთრებით სასარგებლოა შესასრულებელ საქმეზე დახარჯული დროის შემცირებაში. ეს პრინციპებია: ღირებულების თანმიმდევრული „მაპინგი“ და სამუშაოს მსვლელობის კონტროლი.
„მაპინგი“ სამუშაო პროცესს დასაწყისიდან დასასრულამდე მიჰყვება და აღწერს თითოეულ ეტაპს, ანიჭებს რა ამ ეტაპებს ღირებულებას (ეტაპი ან მატებს ღირებულებას პროცესს ან ართმევს). ტოიოტას კორპორაციის მაგალითზე, ტაიჩი ოჰნო ხაზს უსვამს რვა დაბალი ღირებულების მქონე ეტაპს, რომელიც რესურსების ფლანგვას იწვევს. ამ ეტაპების გააზრება ლაბორატორიულ გარემოში სამუშაო პროცესის რესურსულობის გამორკვევაში გვეხმარება. ეს ეტაპებია: პროდუქტების ტრანსპორტირება, ინვენტარის განთავსება, ადამიანების გადაადგილება/მოძრაობა, ლოდინი, ზე-წარმოება, ზე-გადამუშავება, ადამიანური შეცდომები და თანამშრომლების რესურსების ფლანგვა. ლაბორატორიის პირობებში ანალიზის პასუხების გაცემაში დროის 90%-ზე მეტი სწორედ პირველ ორ ეტაპზე იხარჯება. ამრიგად, სამუშაოს შესრულების სისწრაფე შეიძლება გაიზარდოს არა უშუალოდ ამ ეტაპების გაუმჯობესებით, არამედ - სამუშაო პროცესის ბევრად მოქნილი სისტემის შექმნით - ხსენებული ეტაპების დროში ერთმანეთთან დაახლოებით. ღირებულებების თანმიმდევრული „მაპინგი“ პროცესში გაფლანგული რესურსების იდენტიფიცირების საშუალებას გაძლევთ (როდესაც პროცესის მსვლელობაში რამდენიმე ადამიანი ან გუნდია ჩართული, გაფლანგული რესურსი შესაძლოა მათთვის არც ისეთი თვალსაჩინო იყოს). შესაბამისად, ამ პრინციპის დანერგვით სისტემაში დაყოვნების თავიდან აცილებას შეძლებთ.
მეორე მნიშვნელოვანი პრინციპი, რომელიც სამუშაო პროცესის ოპტიმიზაციაში დაგეხმარებათ, ნებისმიერი მოცემული მომენტისთვის შესასრულებელი სამუშაოს მოცულობის ცოდნაა (სამუშაო პროცესის მსვლელობისას Work In Progress -პორინციპი). „ლიტლის კანონის“ თანახმად, კონკრეტული სამუშაოს შესასრულებლად საჭირო დრო სამუშაო პროცესის მსვლელობის პირდაპირ პროპორციულია. სამუშაო პროცესის მსვლელობის კონტროლისთვის მოწოდებულია რამდენიმე მარტივი მეთოდი, რომელიც მთლიანი სამუშაოს შესრულებაზე დახარჯული დროის დაზოგვას უწყობს ხელს. მაგალითად, „პრიორიტეტის გადატანა საქმის დამთავრებაზე“ (გასათვალისწინებელია, რომ ადამიანური რესურსის უდიდესი წილი მომართულია არა საქმის დასრულებაზე, არამედ - წამოწყებაზე). საქმის დასრულებაზე აქცენტის გადატანას მთლიანობაში საქმის შესასრულებლად საჭირო დროის 50%-ით შემცირება შეუძლია. სამუშაო პროცესის მსვლელობა და საქმის შესასრულებლად საჭირო დრო იზრდება, თუკი ლაბორატორიის დატვირთვა მთლიანი წარმადობის 75%-ს აჭარბებს. სწორედ ამიტომაა მნიშვნელოვანი ლაბორატორიის სათანადო აღჭურვა. განსაკუთრებული სიფრთხილეა საჭირო მაშინ, როდესაც რესურსებისა და აღჭურვილობის შერჩევისას ლაბორატორიის წარმადობის საშუალო მოცულობას ვეყრდნობით, თუკი, ჩვეულებრივ, თქვენი ლაბორატორია რესურსების 75%-ის უტილიზაციას ახდენს.
პროცესის გაუმჯობესების ნებისმიერი ინიციატივა უნდა ეფუძნებოდეს ცოდნას, თუ რა მუშაობს და რა - არა. უნდა შეგვეძლოს იმის შეფასებაც, რამდენად გააუმჯობესებს ესა თუ ის ცვლილება პროცესს. ორი უმთავრესი კომპონენტი სამუშაოს სტანდარტიზება და ხარისხის კონტროლია. პროცესის სტანდარტიზება გულისხმობს პროცესის მსვლელობაში (ან მისი ეტაპებში) მინიმალურ ვარიაციებს. პროცესი ზედმიწევნით უნდა იყოს აღწერილი და დანერგილი ისე, რომ ცალკეულ ინდივიდებს საკუთარი უპირატესობების მიხედვით არ შეეძლოთ მისი შეცვლა. სტანდარტიზების დანერგვის შემდგომ უკვე ხარისხის კონტროლის (მომხარებლის გამოცდილების ხარისხის შესწავლით) დანერგვაა მიზანშეწონილი. ოპტიმიზირებულ ლაბორატორიაში ხარისხის ინდიკატორები მეტად თვალსაჩინო უნდა იყოს როგორც სტაფის ყველა წევრისთვის, ისე პროცესში ჩართული მენეჯმენტისთვისაც. გარკვეული მონაცემების მოგროვების შემდგომ სტატისტიკური აღრიცხვის შემოღებაც შეიძლება, რათა ხარისხის მაჩვენებლები ვიზუალურად ყველასათვის ხელომისაწვდომი იყოს. ამ პრინციპების დანერგვის შემდგომ უკვე საჭირო ხდება თანამშრომლების წახალისება და მათი მოტივირება.
მართალია, ლაბორატორიები, თავისი ბუნებით, მანუფაქტურისა და წარმოებისგან განსხვავდებიან, თუმცა მათ შორის ბევრი მსგავსებაცაა. ამიტომ, ოპტიმიზირებული წარმოების პრინციპების გადმოტანისას მეტი სიფრთხილე გვმართებს. ასეთი აზროვნების დანერგვას ლაბორატორიაში ხარჯებისა და დროის ფუჭად ფლანგვის შემცირებასთან ერთად პროდუქტიულობისა და ხარისხის გაზრდა შეუძლია. დღესდღეობით, განსაკუთრებით ადვილია ამ პრინციპების გათვალისწინება, რადგან ამის საშუალებას გვაძლევს თანამედროვე ტექნოლოგიები - ადამიანური ხარჯი და შეცდომები მინიმალურია, ხოლო ხარისხი და სისწრაფე -მაქსიმალური.